26 Feb Cómo realizar con éxito una presentación de resultados

Durante los casi 8 años que ejercí la profesión de periodista repartí mi dedicación profesional entre la prensa escrita y el mundo de la televisión. En ambos entornos aprendí mucho e interioricé, sin darme cuenta, algunas de las claves sobre comunicación que me han acompañado después en mi carrera como consultor de formación y desarrollo. Al fin y al cabo, la comunicación es comunicación, en el periodismo, en la empresa y en cualquier otro ámbito que se nos ocurra.

Hoy que el entorno empresarial es un escenario complejo y delicado, cualquier acción que se adopte, cualquier decisión que se tome, cualquier comunicación que se realice puede apoyar o socavar la certidumbre y confianza de los colaboradores de cara al futuro. Así se comprende que sea tan difícil liderar los escenarios comunicativos, especialmente cuando se trata de manejar y exponer resultados y datos, sean de la naturaleza que sean.

Los líderes que asumen el ‘marrón’ de comunicar resultados se encuentran actualmente en una tesitura complicada que en muchos casos saldan con una mera exposición de datos acompañados de afirmaciones categóricas y contundentes. No es cuestión de poner en duda la capacidad de los directivos para transmitir información cuando los datos no son demasiado halagüeños; es cuestión de reflexionar sobre algunas claves que pueden ayudar a mejorar en la transmisión de información estratégica, sea o no delicada.

Quien asume la responsabilidad de comunicar resultados debe reflexionar y dar respuesta a 4 cuestiones fundamentales:

• Cómo estructurar los datos.
• Cómo conectar los datos.
• Como condicionar la interpretación de los datos.
• De qué manera exponer los datos para convencer en función de la intencionalidad.

Los cuatro puntos son fundamentales, pero el último es especialmente interesante. ¿Por qué? Porque los datos, en sí mismos, son fríos y neutros, y es el ‘presentador’ el que los interpreta y les da un sentido. ¡Por eso es un escenario tan estratégico en la gestión empresarial! Partir de una intencionalidad clara y tener capacidad de síntesis para traducir el aluvión de datos en argumentos o ‘titulares’ sencillos y comprensibles es la clave del éxito… O la mitad de la clave del éxito, porque esta doble dimensión (Datos + titulares) alude a la parte racional de la exposición de los resultados, pero falta dotarlos de un ‘toque emocional’.

Aunque suene contradictorio una presentación de resultados también debe contemplar el citado ‘aspecto emocional’. ¿Por qué? Porque no debemos olvidar que quienes nos escuchan tienen un ‘corazoncito’ que late al ritmo de los resultados que exponemos; vamos, que frente a los datos y la interpretación que debemos hacer de ellos, cada persona puede presentar resistencias e interpreta beneficios. El comunicador a su vez puede y debe optimizar las dos variables, anticipándolas (en el caso de las resistencias) o haciéndolos tangibles (en el caso de los beneficios). De este modo conseguirá la conexión necesaria con las personas y transmitirá los datos con algo más de cercanía y naturalidad.

Estas reflexiones sobre la presentación de resultados hablan de las dos fases de la comunicación: la preparación y la puesta en escena. En ambos casos seleccionar los datos relevantes, sintetizar su significado y tener en cuenta la reacción de las personas ante ellos son, de forma muy resumida, las claves del éxito comunicativo.